株式会社ソフテックス　コンプライアンス規程

第１章　総則

第１条（目的）

本規程は、株式会社ソフテックス（以下「当社」という。）におけるコンプライアンス推進に関する基本方針、推進体制および役員・従業員が遵守すべき行動基準を定め、高い倫理観に基づいた健全かつ適切な企業活動を実践することにより、顧客、取引先、従業員、地域社会その他のステークホルダーからの信頼の維持・向上に資することを目的とする。

第２条（定義）

本規程において「コンプライアンス」とは、法令、規則、業界の自主規制その他の社会規範ならびに定款、社内規程および契約上の義務を遵守し、さらに企業倫理および社会的良識に従って誠実に行動することをいう。

２　本規程において「従業員」とは、当社と雇用関係にある正社員、契約社員、パートタイマー・アルバイトのほか、当社の指揮命令下で業務に従事する派遣社員および業務委託先の常駐要員を含む。

３　本規程において「SES業務」とは、準委任契約に基づくシステムエンジニアリングサービスをいい、「運用管理業務」とは、24時間365日体制を含むシステム運用・監視・保守業務をいう。

第３条（適用範囲）

本規程は、当社のすべての役員および従業員に適用する。

２　役員および従業員は、社外の協力会社、ビジネスパートナーおよび顧客先常駐時においても、本規程の趣旨に従って行動しなければならない。

第４条（経営理念とコンプライアンス）

当社は、ミッション「“普通”が“普通”であるために　私たちは社会を支える縁の下の力持ちであり続けます」、ビジョン「お客様から『頼りにされるパートナー』へ／社員が夢と希望と意欲を抱き『生き甲斐を持って働ける会社』へ」、バリュー「失敗や間違いを恐れず決断し、誠実にやり抜き信頼を得る」の実現の前提として、コンプライアンスを経営の最重要課題の一つと位置づける。

２　役員および従業員は、業務の遂行にあたり、利益の追求よりもコンプライアンスを優先しなければならない。

第５条（取締役会および代表取締役の責務）

取締役会は、コンプライアンス体制の整備・運用状況を監督し、代表取締役社長は、全社的なコンプライアンス推進の最高責任者として、必要な経営資源の配分および体制の整備を行う。

第６条（コンプライアンス委員会）

当社は、全社的なコンプライアンス体制の維持・向上を図るため、コンプライアンス委員会（以下「委員会」という。）を設置する。

２　委員会は、代表取締役社長を委員長とし、役員、各管理部門長および各システム部長等をもって構成する。

３　委員会は、次の各号に掲げる事項を審議・決定する。

（１）コンプライアンスに関する方針・施策の策定および見直し

（２）推進状況のモニタリングおよび評価

（３）内部通報・相談案件への対応方針の決定

（４）重大なコンプライアンス違反に係る調査、是正措置および再発防止策の決定

（５）教育・研修計画の承認

４　委員会は原則として半期に１回開催するほか、委員長が必要と認めたときに臨時に開催する。

５　委員会の事務局は管理部に置く。

第７条（コンプライアンス責任者）

各部門（管理部、営業部、第１〜第４システム部等）の長を「コンプライアンス責任者」とする。

２　コンプライアンス責任者は、自部門におけるコンプライアンスの周知徹底、日常的な監視・指導、相談対応ならびに問題発生時の委員会事務局への迅速な報告を行う。

３　コンプライアンス責任者は、顧客先常駐者を含む自部門の従業員との定期的な面談等を通じ、就業実態およびコンプライアンス上の問題の有無を把握するよう努める。

第８条（役員および従業員の責務）

役員および従業員は、自らの業務に関係する法令および社内規程を理解し、遵守するとともに、疑義がある場合は自己判断によらず、上長、コンプライアンス責任者または委員会事務局に確認しなければならない。

２　上位の職位にある者は、部下に対して法令または本規程に違反する行為を指示してはならず、部下からの相談・報告に誠実に対応しなければならない。

第９条（法令等の遵守）

役員および従業員は、会社法、労働関係法令、税法その他事業活動に適用されるすべての法令、社内規程および契約上の義務を遵守しなければならない。

第１０条（公正な取引）

役員および従業員は、私的独占の禁止及び公正取引の確保に関する法律（独占禁止法）を遵守し、取引先との協定による受注調整、優越的地位の濫用その他の不公正な取引方法を行ってはならない。

２　協力会社等への業務委託にあたっては、下請代金支払遅延等防止法（下請法）およびフリーランス・事業者間取引適正化等法を遵守し、書面等による取引条件の明示、下請代金の期日内支払、不当な減額・買いたたき・やり直しの強要等の禁止を徹底する。

第１１条（贈収賄および接待・贈答）

役員および従業員は、公務員（みなし公務員を含む。）に対し、その職務に関して金銭、物品その他の利益を供与し、またはその申込み・約束をしてはならない。官公庁関連システムの受託業務においては特に厳格に対応する。

２　取引先との接待・贈答は、社会通念上相当と認められる範囲に限るものとし、取引上の不正な便宜を目的として行ってはならない。

第１２条（利益相反行為の禁止）

役員および従業員は、会社の利益と自己または第三者の利益が相反する取引・行為を行おうとする場合は、事前に会社に申告し、承認を得なければならない。

２　従業員は、会社の承認なく、競業する事業を行い、または競業他社の業務に従事してはならない。

第１３条（反社会的勢力の排除）

当社は、暴力団、暴力団関係企業その他の反社会的勢力と一切の関係を持たず、これらの者からの不当要求に対しては、警察・顧問弁護士等の外部専門機関と連携のうえ、組織として毅然と対応し、資金提供その他の利益供与を行わない。

２　取引の開始にあたっては、取引先が反社会的勢力に該当しないことを確認するとともに、契約書に暴力団排除条項を設けるものとする。

第１４条（会社資産および情報機器の適正利用）

役員および従業員は、会社の資産（貸与PC、モバイル端末、ソフトウェアライセンス、クラウド利用権限等を含む。）を業務目的にのみ使用し、私的に流用してはならない。

２　許可されていない機器・ソフトウェア・外部サービスを業務に使用すること（いわゆるシャドーIT）を禁止する。私有PC等の持込み利用は、別に定める社内規程に基づく承認を得た場合に限る。

第１５条（会計・記録の適正性）

役員および従業員は、会計帳簿、勤怠記録、作業報告書、検収関係書類等の業務記録を、事実に基づき正確かつ適時に作成・保存しなければならず、架空計上、工数の水増し、検収の偽装その他の虚偽記載を行ってはならない。

第１６条（労働者派遣・SES業務の適正化）

労働者派遣事業およびSES業務の遂行にあたっては、労働者派遣法、職業安定法、労働基準法その他の関係法令を厳格に遵守しなければならない。

２　SES契約（準委任契約）の履行現場において、顧客等の第三者から当社従業員に対する直接の指揮命令が行われる、いわゆる偽装請負（偽装派遣）状態を生じさせてはならない。業務の割振り、労働時間管理、休暇承認等の指揮命令は、当社の管理者が行う。

３　コンプライアンス責任者および営業部門は、常駐現場の就業実態を定期的に確認し、偽装請負のおそれのある状態を認めたときは、直ちに契約形態の見直しまたは業務遂行方法の是正を行う。

４　多重派遣、二重派遣および無許可の労働者供給に該当する取引を行ってはならない。

第１７条（情報セキュリティ）

役員および従業員は、24時間365日体制でのシステム運用管理および官公庁・企業等の重要システム開発において取得・取り扱う情報資産（個人情報、顧客の機密情報、システム構成情報、認証情報等）について、別に定める情報セキュリティ関連規程に従い厳重に管理しなければならない。

２　機密情報の漏洩、無断持ち出し、目的外利用および私的利用を固く禁ずる。顧客先で知り得た情報は、契約終了後も秘密として保持しなければならない。

３　情報セキュリティインシデント（不正アクセス、マルウェア感染、情報機器・媒体の紛失等）を認知した場合またはそのおそれがある場合は、直ちに情報セキュリティ委員会および上長に報告し、指示に従わなければならない。

第１８条（個人情報および特定個人情報の保護）

役員および従業員は、個人情報の保護に関する法律および関連ガイドラインを遵守し、個人情報を利用目的の範囲内で適正に取得・利用・管理し、本人の同意なく第三者に提供してはならない。

２　マイナンバー（特定個人情報）は、番号法に定める事務の範囲でのみ取り扱い、厳格なアクセス制限のもとで管理する。

第１９条（知的財産権の尊重）

役員および従業員は、第三者の著作権、特許権、商標権その他の知的財産権を侵害してはならず、ソフトウェアの不正コピー・不正利用を行ってはならない。

２　オープンソースソフトウェア（OSS）の利用にあたっては、当該ライセンス条件を確認・遵守し、顧客への納品物に係るライセンス上の義務に違反しないよう留意する。

３　職務上作成したプログラム、ドキュメントその他の著作物および発明等の取扱いは、法令および社内規程・契約の定めるところによる。

第２０条（AI・先進技術活用の適正化）

生成AI、クラウドサービス（AWS等）、自動化ツール（Python、Ansible等）を活用した業務の標準化・効率化を推進するにあたり、役員および従業員は、著作権等の知的財産権の侵害、顧客情報・個人情報・機密情報の無断入力、不正なデータ利用を行ってはならない。

２　AI・ITツールの利用にあたっては、別に定める運用ルール（利用可能サービスの指定、入力禁止情報、出力内容の検証義務等）に従い、信頼性と安全性を担保した利用を徹底する。

３　AIの出力をそのまま成果物として利用する場合は、正確性、権利侵害の有無および顧客との契約上の制約を確認しなければならない。

第２１条（再委託先・協力会社の管理）

業務の全部または一部を協力会社等に再委託する場合は、顧客との契約上の再委託条件を遵守し、必要な承認を得るとともに、秘密保持義務および情報セキュリティ水準を契約により担保しなければならない。

２　協力会社の選定・管理にあたっては、法令遵守状況および情報管理体制を確認し、コンプライアンス上の問題を認めたときは、取引の見直しを含む必要な措置を講ずる。

第２２条（ソーシャルメディア等の利用）

役員および従業員は、SNSその他のインターネット上の発信において、業務上知り得た秘密情報・顧客情報を開示してはならず、当社、顧客または第三者の名誉・信用を毀損する発信を行ってはならない。

第２３条（労働環境の整備）

当社は、労働関係法令を遵守し、過度な長時間労働を防止する（平均残業時間月２時間の水準の維持・管理等）とともに、社員の心理的安全性の維持・向上を図る環境整備（「ソフテックスマイル」等の推進）に努める。

２　管理者は、顧客先常駐者を含む従業員の労働時間・健康状態を適切に把握し、必要な措置を講じなければならない。

第２４条（ハラスメントの禁止）

役員および従業員は、パワーハラスメント、セクシュアルハラスメント、妊娠・出産・育児休業等に関するハラスメントその他一切のハラスメント行為を行ってはならない。顧客先・協力会社の関係者に対する行為および同関係者からの行為についても同様に扱い、会社は被害の申告に対し適切に対応する。

第２５条（差別の禁止および多様性の尊重）

役員および従業員は、国籍、人種、信条、性別、性的指向・性自認、年齢、障がい、雇用形態等を理由とする差別的取扱いを行わず、互いの人格と多様性を尊重する。

第２６条（安全衛生）

当社は、労働安全衛生法令に基づき、従業員の安全と健康の確保に必要な措置（健康診断、ストレスチェック、メンタルヘルス対策等）を講ずる。

第２７条（内部通報・相談窓口）

役員および従業員は、コンプライアンス違反またはそのおそれのある行為を発見した場合、通常の職制ラインによる報告のほか、コンプライアンス委員会事務局（管理部内）または会社が指定する外部窓口に直接通報・相談することができる。

２　通報・相談は、匿名によることもできる。ただし、実効的な調査のため、可能な範囲で具体的な事実の提供に協力するよう努めるものとする。

第２８条（通報者の保護）

会社は、公益通報者保護法の趣旨に則り、通報・相談を行ったこと、または調査に協力したことを理由として、当該者に対し解雇、降格、減給、嫌がらせその他いかなる不利益な取扱いも行わない。

２　通報内容および通報者・相談者に関する情報は秘密として保持し、通報対応業務従事者以外に開示しない。正当な理由なくこれを漏らした者は、処分の対象とする。

３　通報者の探索を行ってはならない。

第２９条（調査および是正措置）

委員会は、通報・相談を受けたときは、速やかに事実関係の調査を行い、違反行為が認められた場合は、是正措置および再発防止策を決定し、実施する。

２　調査の対象者および関係者は、調査に誠実に協力しなければならない。

３　委員会は、通報者に対し、法令および秘密保持に反しない範囲で、対応結果を通知するよう努める。

第３０条（報告義務およびエスカレーション）

役員および従業員は、法令違反、情報漏洩、重大なシステム障害、労務問題その他会社の信用・事業に重大な影響を及ぼすおそれのある事象を認知したときは、直ちに上長およびコンプライアンス責任者に報告しなければならない。報告を受けた者は、遅滞なく委員会事務局に報告する。

２　報告者は、自らが関与した事案であっても、自主的な報告を行った場合には、処分の減免において考慮されるものとする。

第３１条（有事の対応）

重大なコンプライアンス違反または危機事象が発生した場合、委員長は必要に応じて対策本部を設置し、事実調査、被害拡大防止、顧客・監督官庁等への報告・公表、原因究明および再発防止を統括する。

第３２条（研修・教育）

管理部は、全役員および従業員に対し、入社時および定期のコンプライアンス研修・勉強会（情報セキュリティ、ハラスメント防止、SES関連法令、AI利用ルール等を含む。）を実施し、知識の定着と意識の向上を図る。

２　役員および従業員は、会社が指定する研修を受講しなければならない。

第３３条（モニタリングおよび内部監査）

委員会事務局は、本規程の遵守状況を定期的にモニタリングし、その結果を委員会に報告する。

２　内部監査担当は、コンプライアンス体制の整備・運用状況を監査し、その結果を代表取締役社長および取締役会に報告する。

第３４条（懲戒等）

本規程に違反した従業員は、就業規則に基づき厳正な処分（懲戒処分を含む。）の対象とする。役員が違反した場合は、法令および定款に基づき適切に対処する。

２　違反行為により会社に損害を与えた場合、会社は当該行為者に対し、法的措置および損害賠償の請求を行うことがある。

３　違反行為を認識しながら報告を怠り、または隠蔽した者についても、処分の対象とすることがある。

第３５条（関連規程との関係）

情報セキュリティ、個人情報保護、AI利用、ハラスメント防止、就業規則その他の個別事項については、本規程のほか、別に定める各規程による。

第３６条（規程の改廃）

本規程の改廃は、コンプライアンス委員会の審議を経て、取締役会の決議により行う。